Arrangørveileder

Skiforbundet sin sjekkliste ved arrangement

Dette er en forenklet versjon av gjeldende reglement for å arrangere og delta i randoneekonkurranser i Norge. Bruk malen som ett utgangpunkt og tilpass den til DITT arrangement! 

Reglementet kan leses i sin helhet via denne linken. 

Informasjon og invitasjon:

Invitasjon må også rettes til andre enn utøverne. Flere kanaler kan brukes.

• NSF hjemmesider, randonee.no
• Sosial medier (NSF randonee/@randoneelandslaget)
• Spond eller tilsvarende 
• Lokale toppturgrupper
• E-post
• Lokalavis

På hjemmesiden eller på innbydelsen skal all relevant informasjon om konkurransen være:

• Program 
• Parkering, toalett-/dusjfasiliteter og evnt kafe
• Detaljert løypekart med høydeprofil som viser de ulike momentene ved løypen. (feks bestigning, nedkjøring, "booting", servicepunkter og farlige passasjer) 
• Spesielle utstyrskrav

Ved startnummerutdeling bør det være opplyses/slått opp informasjon om punktene ovenfor. Eventuelle forandringer tett opp til arrangementet MÅ kommuniseres tydelig til deltakerne, både digitalt og fysisk. 
På startstreken, 5 minutter før start skal viktig informasjon om løypa repeteres og eventuelle nye forandringer meddeles utøverne. Er det internasjonale utøvere bør informasjonen også gis på engelsk.

Påmelding/lisens:

Påmeldingsrutinene bør være så enkle som mulig. NSF har rutiner og systemer for påmelding. Ta kontakt med den gjeldende skikrets for brukertilgang og opplæring i iSonen. 

• Påmeldingssystem
• Påmeldingsfrist
• Online betalingssystem
• Alle utøvere må ha lisens for å kunne delta

Startliste:
Startlister gjør konkurransen interessant for utøvere og publikum.

• Skriv ut lister fra iSonen
• Distribuer til starter og speaker

Arena:

Arena-utforming er viktig for både utøvere og publikum. En arena bør se annerledes ut på
konkurranser enn på trening. 

• Speaker
• Lyd, musikk
• Sikkerhet
• Reklamebanner, portaler
• Tydelig informasjon
• Resultatservice

Løype:

Viktig å starte med løypen i god tid før arrangementet.

• Arrangøren bestemmer hvor feller skal tas av og på, samt hvordan deltagerne skal bevege seg i de ulike partiene av løypa. (på ski, til fots, stegjern, ski på ryggsekk etc.)
• Arrangører sørger for at det ikke kan oppstå kollisjoner mellom publikum og utøvere.
• Ved risiko for høy hastighet kan arrangøren sette obligatoriske porter for særskilt utsatte passasjer, alternativt til porter kan være å sette ut mennesker som varsler ved å simulerer lav fart med hendene.
• Ved løypesetting skal en bruke terrenget aktivt for å gjøre løypene så variasjonsrike og morsomme som mulig. I utgangspunktet bør en legge løypen slik at den inneholder tekniske og krevende elementer både oppover og nedover. I bratte partier bør løypa legges med krysninger/svinger istedenfor rett opp. Doble spor på tur oppover der det er fornuftig. Om dette ikke er mulig kan en legge en kortere rundløype som blir gått flere ganger i stedet for en lang løype. Ulike elementer i løypen kan være:
  • Ski på sekken
  • Tette vendinger på tur oppover
  • Teknisk utforkjøring
• Ved start og passering av kontrollpunkter noteres det hvem som passere, for på den måten ha kontroll på antallet utøvere som er ute i terrenget.
• Løypa markeres med flagg/vimpler (ca 15*20cm i størrelse), grønne oppover og røde nedover. På tur opp skal løypa være så godt merket at det ikke skal kunnes tas snarveier utenom de oppgåtte sporene. Nedover merkes det med en avstand på 100-150 meter mellom flaggene, slik at det er lett for løperen å se retningen på løypa i høy fart.
• Løype bør være klar til eventuell treningsdag ved større arrangementer 

Sikkerhet

Randonee som konkurranseform går ofte i krevende fjellterreng med tynt kledde deltakere der utøverne går med stor fart over lang tid. Derfor er det viktig for arrangør å ha fokus på sikkerhet og beredskap ved eventuelle ulykker.

• Forebygging: Legg løypene på forhånd med flere alternativer som kan brukes i dårlig vær. Unngå avlysning av renn.
• Plan/forutsetninger:
  • A-løype. Brukes ved fint vær og liten skredfare.
  • B-løype. Brukes ved bra vær men ved middels/ stor skredfare.
  • C-løype. Løype som kan brukes ved hard vind eller dårlig sikt.
• Opprett en sikkerhetsplan: Lag en sikkerhetsplan som viser de steder eller element som kan utgjøre fare eller risiko for arrangør, utøvere og tilskuere. Beskriv hvordan risiko kan minimeres. Sikkerhetsplanen skal være kjent for funksjonerer før konkurransen.
• Opprett en redningsplan: Redningsplanen skal beskrive hvordan man håndterer ulykker som kan oppstå. Redningsplanen skal være kjent blant sentrale personer i arrangørstaben som vil være involvert i et eventuelt redningsarbeid.
• Kommunikasjon: Kommunikasjon er en viktig faktor for at sikkerheten skal kunne opprettholdes. Det er viktig at det finnes fungerende kommunikasjonsmidler rundt om i løypa (mobiltelefon, VHF radio etc.).

Gjennomføring:

Konkurranseformen og klasseinndelinger er bestemt av regelverket; se nedenfor.
Tenk over følgende for å løfte arrangementet: 

• Tilby andre aktiviteter til publikum og deltakere når de ikke konkurrerer.
• Gjennomfør premieutdeling så fort som mulig etter konkurransen er avsluttet.
• Prøv ut nye konkurranseformer og modeller for gjennomføring i konkurranser der det er mulig. Ta gjerne med utøverne på slike avgjørelser og ideer.

Sosiale aktiviteter:
For mange blant publikum er den sosiale aktiviteten like viktig som konkurransen.

• Mat
• Underholdning
• Møteplasser
• Leker
• Barneskirenn

Resultatlister:
Resultatlister bør kopieres i et tilstrekkelig antall eksemplarer og distribuer så fort som mulig.

• E-post
• Nettsider, randonee.no
• Sosiale medier; Facebook, instagram... 
• Media

Klasser i randonee:

Hvilken klasse en deltaker tilhører bestemmes av alder utøveren fyller i Norgescupens hoved-år. For eksempel hvis en utøver blir 19 år i 2023 skal utøveren stille til start i klassen U20 i Norgescupen 2022/2023. De over 40 kan melde seg på i seniorklassen, hvis ønskelig. 

• U12: opp til 12 år
• U14: 13-14 år
• U16: 15-16 år
• U18: 17-18 år
• U20: 19-20 år
• Senior 21-39 år
• Master 40: 40-49 år
• Master 50: 50-59 år
• Master 60: 60+ år 

I tillegg bør det være en mosjonsklasse uten tidtaking.
I konkurranser som er inkludert i Norgescupen og NM skal det være  konkurranseklasser i følgende klasser: 

• U18
• U20
• Senior
• Master (inngår i seniorklassen ved NM) 

Utstyr

Arrangementet bør følge gjeldende regelverk (se 2102, side 54) reglementet for utstyrkrav og utøvere skal ha med seg følgende utstyr i en randoneekonkurranse:

Arrangør kan legge til ytterligere sikkerhetsutstyr hvis vær- og føre og/eller terrenget krever det. 

Forsikring

• Arrangører må ha en ansvarsforsikring som dekker dem i forhold til arrangøransvar. Det er utøvernes ansvar å ha skilisens ved deltagelse i konkurranser, enten helårslisens eller engangslisens.

Jury

• Det skal etableres en jury for konkurransen som består av rennleder, løypesjef og TD