Planleggingsfasen

3.1 Arrangørens rolle

• Sørge for at alle funksjonærer vet hvilke oppgaver de skal utføre (302.3)
• Løpere er tilfreds med informasjonsflyt og arrangementsgjennomføringen
• Publikum er tilfreds med informasjonsflyt og logistikk på arenaen
• Glade funksjonærer (informasjon, smil, mat, varme)
• God informasjonsflyt (man kan aldri informere nok)
• Så tidlig som mulig bør invitasjon/renninnbydelse utarbeides og synliggjøres på arrangørens hjemmeside.
  Informasjon om arrangementet må også rettes til andre enn utøverne. Bruk alle mulig kanaler, men husk: informasjon må alltid ligge på ett bestemt sted og linkes derfra.
• Startlister publiseres så fort de er klare. Offisielle resultater henges opp og legges ut umiddelbart etter rennet. Se regler for rangering i rennreglement.
• Premieutdeling gjennomføres på en ryddig og effektiv måte.

3.2 Renninnbydelse/ Invitasjon

Arrangøren bør så tidlig som mulig utarbeide en renninnbydelse/invitasjon til rennet. En innbydelse bør synliggjøres på arrangørens hjemmesider eller via Sportsadmin/Isonen og sendes til TD. Renninnbydelsen bør gi opplysninger om:

• Hvilke øvelser og klasser rennet omfatter
• Når og hvor rennet skal holdes
• Siste frist for påmelding og hvor påmeldingen foregår
• Startkontingent
• Tid og sted for utdeling av startnummer, start og premieutdeling
• Tid og sted for lagledermøter, trekning m.m.
• Tid og sted for offisiell trening
• Reiserute, innkvartering og forpleining m.m.
• Innbydelsen skal alltid inneholde et punkt om NSF skilisens, se pkt. 203.3.
• Deltaker som ikke har NSF skilisens gjeldende for hele skisesongen kan melde seg på og delta mot å løse engangslisens som betales til arrangøren.
• Det bør også fremkomme hvilke løyper som skal brukes og nødvendige opplysninger om tekniske data for bakker og løyper.

3.3 Tidsplan

Lage en detaljert tidsplan. Best mulig flyt i arrangementet, klasser ikke går inn i hverandre, jenter blandes ikke med gutter. På nasjonale skirenn starter gutter/jenter først – skifter neste helg. (se tidsplan).

3.4 Økonomi

Ingen renn i regi av NSF har som formål å tjene penger, men er å regne som et aktivitets – og helsefremmende tiltak for barn og ungdom. Satser for startkontingent fastsettes av Skistyret (se vedlegg). Deltakeravgift til skikretsen skal være inkludert i det startkontingentbeløp som oppgis deltakerne. Arrangøren betaler all innbetalt deltakeravgift videre til skikretsen, uansett om de påmeldte løperne stiller til start eller ikke.

3.5 Hva er viktig for publikum?

• Publikum vet hva som skal skje og når
• Tilgang til løyper, utøvere, stadion, logistikk, flyt
• Publikum ønsker å være tett på der det skjer (Målgang, premieutdeling osv.)
• Bevertning/bespisning
• Publikum blir involvert/engasjert – show (større arrangement)
• Konkurranser
• Intervjuer (ved arenaproduksjon)

3.6 Arena

Arena utforming er viktig for både utøvere og publikum. En arena skal se annerledes ut på arrangement enn på trening.

• Det er viktig med gode forberedelser i god tid før arrangementet. Passe på at det er nok snø og at annet materiell er på plass. Ved Nasjonale renn skal start- og målområdet tilfredsstille kravene som fremgår av dette pkt. 312.

3.7 Overnatting

Overnatting må tilpasses arrangementets størrelse og lokale forhold. Når det gjelder nasjonale renn er det rutiner som NSF utarbeider.

Arrangørene av nasjonale renn tildelt av NSF skal forhandle med aktuelle innkvarteringssteder om en gunstigst mulig pris for deltakerne og trenere/ledere. Arrangørene skal sørge for at alle deltakere og trenere/ledere får tilbud om innkvartering i rimelig avstand fra arenaen, og skal være behjelpelig med å formidle kontakt mellom skikretsene og aktuelle innkvarteringssteder. Bestilling av innkvartering skal foregå direkte mellom den enkelte skikrets/klubb og innkvarteringsstedet, og ARRANGØREN har ikke anledning til å ta påslag for rom/overnattingsdøgn. Oversikt over aktuelle innkvarteringssteder m/priser sendes til skiforbundet så tidlig som praktisk mulig.

For denne type arrangement der det er en fordel å ha avtale med overnattingsbedriftene i forhold til at de frafaller krav om betaling ved eventuell flytting eller avlysning.

3.8 Arenaproduksjon
ARRANGØREN oppfordres til å legge opp til en arenaproduksjon, speakertjeneste og et lydbilde mest mulig tilpasset målgruppen for arrangementet, dvs. i første rekke deltagerne, publikum og ledere/støtteapparat.

Ansvarlig for arenaproduksjon bør samarbeide tett med seremoniansvarlig om regi på åpningsseremoni, blomsterseremoni og evt. andre seremonier og kulturinnslag som foregår i arenaen.

3.9 Forberedelser til skirenn - Rennledelse

3.9.1 Rennprogram
Rennledelsen skal sammen med organisasjonskomiteen fastsette rennprogram og starttider. Det innebærer hvilke klasser og øvelser en ønsker å arrangere, samt tidspunkt for hver klasse. Ved TV-sendte skirenn gjøres dette sammen med kringkaster. På Nasjonale renn er det NSF Langrenn som fastsetter rennprogram og starttider.

3.9.2 Påmelding

Etter rennprogrammet er fastsatt må man kunne ha et påmeldingsverktøy, slik at utøverne selv skal kunne melde seg på. NSF har rutiner og systemer for påmelding, ta kontakt for brukertilgang og opplæring i Isonen.

• Påmeldingsfristen bør være så tett til arrangementet som mulig, men i god nok tid til å forberede startlister. Ved nasjonale skirenn er påmeldingsfrist 3-4 dager før skirennet.
• Online betalingssystem bør benyttes. Arrangør bør da opplyse om dette i renninnbydelsen og evt. hjemmesiden til arrangementet.
• Sørg for at riktige klasser (NSF klasseinndeling) benyttes og at øvelsene legges inn riktig.

Deltakerlister
Oversikt over deltakere finnes i terminlistevisningen via NSF sine hjemmesider. Det kan også være nyttig å legge ut deltakerliste på hjemmesiden, når påmeldingsfristen er gått ut og før man trekker startlisten. Her kan løpere kontrollere og korrigere om de er påmeldt riktig, før startlisten trekkes.

Det er nå lagt inn følgende klasser i Isonen;
FH senior sittende/stående - menn og kvinner FH junior sittende/stående - menn og kvinner UH junior – menn og kvinner UH senior – menn og kvinner

• Setter seg inn i paraveileder

• Tett dialog med para sporten (NSF og andre lag)

• Sikre at løyper er i henhold til paraveileder

• Sikre at arena tilrettelegges til para