Roller på skirenn

Arrangører av alle konkurranser som er terminfestet i NSF terminliste (unntatt klubbrenn/idrettslagets egne renn) skal oppnevne en organisasjonskomité (301).

2.1 Organisasjonskomiteen
Organisasjonskomiteen skal være ansvarlig for koordineringen og tilretteleggelsen av rennarrangementet og alle ikke-renn-tekniske og renntekniske oppgaver i sin helhet. Størrelsen på organisasjonskomiteen må avpasses etter type arrangement.

Komiteen har spesielt ansvar for:

Innbydelser/program og annonsering av rennet (214.1)

Legge opp påmeldingssystem med betalingsløsning (215)

Sørge for nok overnattingssteder

Oppnevne rennfunksjonærer (302)

Parkering/trafikk, samt sørge for brøyting av veier og parkeringsplasser

Innkreving startkontigent og deltakeravgift (214.2 og 214.3)

Salgsvirkomshet og andre inntekts givende tiltak som billettinntekter, salg av reklame m.v.

Premieutdeling i henhold til langrennsreglementet (219)

Lagledermøter (216)

Legetjenesten (se grenreglementenes punkter om lege og sanitetstjenester, 226)

Renntekniske oppgaver

Organisasjonskomiteen er ansvarlig for at deltakerlister, resultater, regnskap og rennrapporter skal bli sendt til de rette instanser i rett tid.

2.1.1 Leder organisasjonskomite
Lederen har hovedansvaret for å planlegge, organisere og gjennomføre arrangementet.
Hun/han leder organisasjonskomiteen, innkaller til møter og forbereder de sakene som skal behandles.
Lederen er til enhver tid ansvarlig for at organisasjonen er bygget opp, og personell rekruttert for å kunne løse de arbeidsoppgaver som er nødvendig for å gjennomføre et vellykket arrangement.
Ansvarlig for at arrangementet har gyldig ansvarsforsikring (212).
Lederen har spesielt ansvar for å motivere og følge opp slik at framdriften i dette dokumentet følges samt at arrangementet blir avviklet innen de økonomiske rammer som er vedtatt.

2.1.2 Økonomiansvarlig
Ansvarlig for budsjett og regnskap Administrerer inntekter og utgifter.
Utarbeider finansieringsplan for arrangementet.

2.1.3 Administrativ leder
Administrerer pågående administrative oppgaver i organisasjonskomiteen. Følger opp arrangements Master Plan og sikrer at arbeidet gjøres innen tidsfrister. Administrerer møter for organisasjonskomiteens oppgaver.

2.2 Roller i Rennledelsen

2.2.1 Rennleder

Rennlederne er ansvarlig for avviklingen av selve skirennet og har høyest autoritet ved skirennet under leder av organisasjonen og TD.
Ansvarsområder er for eksempel valg av løyper, løypelengder, starttidspunkt osv.
I tillegg skal rennleder avholde lagledermøte hvor informasjon rundt avviklingen av skirennet deles.
Rennlederne skal også sette seg inn i gjeldende FIS og NSF reglement.
Oppretter kontakt med oppnevnt TD på et tidlig tidspunkt.

2.2.2 Løypesjef

Valg av løyper.
Tett samarbeid med rennleder.
Ansvarlig for løypekjøring sammen med rennleder. Viktig at løypesjef har kjennskap til tråkking av løyper med tanke på tidspunkt, hvor ofte man kjører og hvilket utatyr man bruker.
Bør ha kjennskap til sporsetting (Eks. Idealsport og fjerne spor i sving og nedoverbakker)
Ansvarlig for skitestområde (Skal prepareres likt konkurranseløypene)
Skal merke løypa før første offisielle trening eller i god tid før første start.
Merke løype før skirennet. Ting som må være merket:

Løyperetning ved kryss
Hvor løypa går (Mønepanner/løypeskillere, granbar, dusker e.l)
Teknikk-sone skilt
Coaching/ No coaching sone skilt
Start/slutt klassisk-spor (markeres med eks. Granbar)
Kilometerskilt

Ansvarlig for løypepatrulje og løypevakter. Viktig å være dekket opp på kritiske punkter i løypa, for eksempel i kryss og steder hvor servicepersoner/publikum samler seg. Løypefjef kan også ha en egen ansvarlig for løypepatrulje, som er juryens kontaktpunkt.

2.2.3 Rennsekretær

Ansvarlig for all sekretærrelaterte oppgaver relatert til skirennet.
Forbereder påmeldinger, tidtaking, kalkuleringer, trekninger osv.
Kontrollerer påmeldinger (Ved FIS-renn: Deltakere må ha aktiv FIS-lisens).
Organiserer lagledermøte.
Forbereder og distruberer startlister, resultatlister og annen viktig informasjon.
Ansvarlig for startnummerutdeling.

2.2.4 Startnummeransvarlig
Rennsekreteriatet bør også inneholde en ansvarlig for startnummer. Det innebærer sortering og planlegging av bruk av startnummer. Koordineres med tidtakeransvarlig. I tillegg skal startnummeransvarlig tilrettelegge for område for startnummerutdeling. Det kan enten gjøres på rennkontor eller på egnet område ved start. I tillegg skal startnummeransvarlig sørge for at startnummer samles inn, vaskes og sorteres til neste gang.

2.2.5 Arenasjef

Ansvalig for all aktivitet på arenaen. Det inkluderer utøverflyt til start, arenareklame/rigg, utøverflyt fra målområdet og påse at Antidoping-kontrollører har fasiliteter.
Ansvarlig for gjerder, markering av løyper på stadion og skilting, Eksempler på skilting som bør være på plass.
Koordinerer hvor start og mål sammen med tidtakeransvarlig.
Koordinerer løypeforberede sammen med løypesjef.
Ansvarlig for at akkrediteringsoner for utøver, trenere, service personell og media blir gjennomført.
Forbereder Mixed-zone ved målområdet.
etablere område for fluortesting.

2.2.6 Tidtakingsansvarlig

Ansvarlig for all koordineringen av arbeidet i tidtakerbua.
Overvåker manuell tidtakingssystem, elektronisk tidtakingssystem og passeringspunkt.
Koordinerer hvor passeringspunkt skal ligge.
Koordinerer arbeidet til funksjonærer på start, mål sammen med arenasjef.

2.2.7 Medisinsk ansvarlig

Ansvarlig for all organisering av førstehjelp, medisinsk service og transport av pasienter til nærmeste medisinsk fasilitet (Legekontor, sykehus osv).
Tilrettelegge for fasiliteter til medisinsk behandling.
Tilrettelegger for fasiliteter til antidoping-kontroller.
Sørger for at løpere blir fraktet til dopingkontroll.
Vedkommende bør inneha følgende kompetanse:

Bakrgunn fra kautt medisisinsk behandling.
God forståelse for oppbyggingen av arrangementet, sporten og potensielle farer som kan oppstå.

2.3 Andre roller som kan fylles

Nestleder
Leder innkvartering for forpleining - overnatting og bespisning
Leder i komiteen for trafikk og orden - parkering, brøyting, strøing, vakter etc.
Markedføringsansvarlig
Mediaansvarlig
Seremoniansvarlig - ansvarlig for anskaffelse av premier, premieutdelinger (gangen i dette), kulturinnslag
Funksjonærer (302.3)
Bærekraftsansvarlig

2.4 Juryen

Juryen består normalt av TD, Assisterende TD, Rennleder og løypesjef. På Nasjonale renn er det NSF/LK som oppnevner TD og Ass. TD. Ved kretsrenn er det Skikretsen som oppnevner TD. Juryen har noen plikter før og under skirennet (se rennreglement pkt. 303.4).

Juryen er blant annet ansvarlig for gjennomføring av lagledermøter (gjelder kun Nasjonale og Internasjonale renn). Dette gjennomføres enten kvelden før første renn i rennhelgen, eller kvelden før hvert renn. Lagledermøtet kan avholdes fysisk, digitalt eller en kombinasjon av begge (hybridmøte).

TD er FIS eller NSFs" forlengede arm" og skal primært se til at reglementene følges, men også være en støttespiller for arrangøren. TD skal i god tid på forhånd får tilsendt alle opplysninger av interesse som innbydelsen, alle offisielle informasjoner, tidsplaner etc. - TD, rennleder og løypesjef må alltid møtes før første offisielle trening for å besiktige løypene. Godkjenningsdokumenter (homologeringspapirer/sertifikater) og ansvarsforsikring forevises TD. TD skal i tillegg til å kontrollere i h. h. t. TDs sjekkliste også påse at reklamebestemmelser ikke brytes (se NSFs Fellereglement pkt 207).

Juryen kan benytte ulike kommunikasjonsformer, for eksempel WhatsApp og/eller radio- kommunikasjon/Walkie Talkie.